İSG Denetiminde İstenen Belgeler: Eksiksiz Hazırlık Rehberi

İş Sağlığı ve Güvenliği (İSG) denetimleri, işyerlerinde sağlıklı ve güvenli bir çalışma ortamı sağlamak, yasal mevzuata uyumu kontrol etmek ve iş kazalarını minimuma indirmek amacıyla gerçekleştirilen kritik süreçlerdir. Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı müfettişleri tarafından yapılan bu denetimlerde, fiziksel şartların yanı sıra İSG evrak klasörünün eksiksiz olması büyük önem taşır.

İşletmenizin yasal yaptırımlarla karşılaşmaması ve denetimlerden başarıyla geçmesi için hazırlamanız gereken temel İSG belgelerini aşağıda bulabilirsiniz.

İSG Denetimlerinde Talep Edilen Temel Evraklar

İşyerinizin tehlike sınıfına (Az Tehlikeli, Tehlikeli, Çok Tehlikeli) ve çalışan sayısına göre değişiklik gösterebilmekle birlikte, standart bir İSG denetiminde müfettişlerin incelemek isteyeceği ana belgeler şunlardır:

• Risk Değerlendirme Raporu: İşyerindeki mevcut ve potansiyel tehlikelerin belirlendiği, bu tehlikelerin riske dönüşme olasılıklarının hesaplandığı ve alınacak önlemlerin listelendiği en temel belgedir. Süresi dolmadan yenilenmiş ve yetkili kişilerce imzalanmış olmalıdır.
• Acil Durum Eylem Planı: Yangın, deprem, sel, kimyasal sızıntı veya iş kazası gibi acil durumlarda ekiplerin ve çalışanların ne yapması gerektiğini detaylandıran plandır. Tatbikat tutanakları da bu planın ayrılmaz bir parçasıdır.
• Çalışanların İSG Eğitim Belgeleri: Tüm çalışanların tehlike sınıfına uygun saat ve içerikte temel iş sağlığı ve güvenliği eğitimi aldığını kanıtlayan, imzalı eğitim katılım tutanakları ve sertifikalardır.
• Sağlık Gözetimi Raporları (İşe Giriş ve Periyodik Muayeneler): Çalışanların işe ilk girişlerinde ve sonrasında tehlike sınıfına göre belirlenen periyotlarda işyeri hekimi tarafından yapılan sağlık taramalarının sonuçlarıdır.
• Periyodik Kontrol Raporları: İşyerinde kullanılan basınçlı kaplar, kaldırma ve iletme ekipmanları (vinç, forklift vb.), elektrik tesisatı, topraklama ölçümleri ve havalandırma sistemleri gibi donanımların yetkili mühendisler tarafından yapılmış yıllık veya periyodik muayene raporlarıdır.
• Kişisel Koruyucu Donanım (KKD) Teslim Tutanakları: Çalışanlara işin niteliğine uygun baret, eldiven, maske, çelik burunlu ayakkabı gibi koruyucu donanımların zimmetle teslim edildiğini ve kullanım eğitiminin verildiğini gösteren imzalı belgelerdir.
• İSG Kurulu Karar Defteri: 50 ve daha fazla çalışanın bulunduğu, altı aydan fazla sürekli işlerin yapıldığı işyerlerinde kurulması zorunlu olan İSG Kurulunun aylık toplantı tutanakları ve alınan kararların kaydedildiği noter veya İŞKUR onaylı defterdir.
• İş Kazası ve Meslek Hastalığı Kayıtları: Meydana gelen tüm iş kazalarının (ramak kala olayları dahil) ve tespit edilen meslek hastalıklarının SGK bildirimleri, iç araştırma raporları ve kök neden analizleri.
• İSG Profesyonellerinin Sözleşmeleri: İş Güvenliği Uzmanı, İşyeri Hekimi ve Diğer Sağlık Personeli (DSP) ile yapılan İSG-KATİP üzerinden onaylanmış geçerli sözleşmeler.
• Çalışma Talimatları ve Güvenlik Prosedürleri: Makine kullanım talimatları, tehlikeli kimyasallarla çalışma prosedürleri ve iş izin formları (yüksekte çalışma, kapalı alan çalışması vb.).

İSG Klasörü Hazırlarken Dikkat Edilmesi Gerekenler

Belgelerin sadece var olması yeterli değildir; yasal geçerliliklerini korumaları için bazı detaylara dikkat edilmelidir:

1. Güncellik: Risk değerlendirmesi, acil durum planı ve periyodik kontrollerin yasal geçerlilik süreleri yakından takip edilmeli, süresi dolmadan yenilenmelidir.
2. İmza Eksikleri: Tüm evraklarda işveren/işveren vekili, İSG profesyonelleri ve ilgili çalışanların ıslak imzalarının eksiksiz olmasına dikkat edilmelidir.
3. Ulaşılabilirlik: Denetim anında zaman kaybetmemek için tüm belgeler kategorize edilmiş, fihristli bir İSG Klasörü içerisinde düzenli bir şekilde saklanmalıdır.

Önemli Not: İş sağlığı ve güvenliği evrakları sadece yasal bir zorunluluk değil, olası bir adli vakada işletmenin “gerekli tüm önlemleri aldığını” kanıtlayan hukuki savunma araçlarıdır.